Rozliczenie delegacji – jak je wykonać i co trzeba wiedzieć?

Co roku wielu pracowników odbywa podróże służbowe. Z ich tytułu przysługuje im zwrot kosztów za wyżywienie, noclegi i inne uzasadnione wydatki. Oczywiście wszystko musi odbywać się na podstawie obowiązujących przepisów, czyli Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej, a także art. 77.5 § 1 Kodeksu Pracy. Wszystkimi rozliczeniami według obowiązujących zasad powinien zająć się firmowy dział księgowości lub współpracujące z firmą biuro księgowe.

Kiedy mamy do czynienia z delegacją, a kiedy z oddelegowaniem?

Według Kodeksu pracy, a dokładnie art. 42 pracodawca może powierzyć pracownikowi obowiązki poza dotychczasowym miejscem pracy bez wypowiadania dotychczasowego stosunku pracy przez okres 3 miesięcy. Zatem delegacja może trwać nie dłużej niż 3 miesiące. W przypadku dłuższego wykonywania obowiązków poza miejscem pracy mamy do czynienia z oddelegowaniem i wtedy pracodawca zobowiązany jest sporządzić nową umowę o pracę.

Dieta w czasie delegacji krajowej i zagranicznej – co trzeba wiedzieć?

Każdego pracownika będącego w delegacji dłużej niż 8 godzin obowiązuje prawo do otrzymania diety z tego tytułu. Jest to kwota, która stanowi pokrycie kosztów wyżywienia, gdy takowe nie jest zapewnione. Jeśli pracownik w ramach podróży służbowej ma zapewnione pełne wyżywienie, wtedy nie jest możliwe naliczenie diety. W przypadku podróży służbowej trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety. Jeśli podróż trwa dłużej niż 12 godzin – pełna kwota w wysokości 30 zł za każdą dobę, przy czym za niepełną (od 8 do 12 godzin) obowiązuje stawka 50%. Jeśli w ramach podróży służbowej zapewnione jest śniadanie, kwota diety pomniejszana jest o 25%, w przypadku zapewnienia obiadu dieta zmniejszona jest o 50%, kolacja pomniejsza dietę także o 25%. W przypadku zapewnienia dwóch posiłków procenty sumuje się. W przypadku podróży zagranicznej wysokość diety zależna jest od kraju, do którego pracownik odbywa podróż służbową. Przykładowo dzienna dieta w przypadku podróży do Niemiec wynosi 49 euro, a do Wielkiej Brytanii – 35 funtów. Z kolei delegacja do Czech wiąże się z dietą 41 euro, a do Francji i Hiszpanii – 50 euro. Za niepełną dobę podróży zagranicznej obowiązują odpowiednio obniżone kwoty diety. Jeśli podróż trwa do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, od 8 do 12 godzin – ½ diety, a przy ponad 12 godzinnej delegacji obowiązuje pełna kwota diety za dany dzień.

Inne wydatki, za które pracownik może otrzymać zwrot kosztów

Pracownik jest zobowiązany, by dokumentować wszelkie ponoszone wydatki, zatem konieczne jest przedstawienie faktur, rachunków czy też biletów za transport publiczny. Jeśli chodzi o nocleg to pracodawca może zwrócić maksymalnie dwudziestokrotność diety. Jeśli pracownik nie może przedstawić rachunku, to przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, zatem 45 zł zwrotu. Trzeba jednak pamiętać, że nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin, w godzinach od 21 do 7. Jeśli chodzi o zwrot kosztów noclegów w hotelach za granicą, to odbywa się on na podstawie obowiązujących dla danych państw limitów, co zawarte jest w załączniku do rozporządzenia dotyczącego delegacji. Tutaj również obowiązuje ryczałt, jeśli rachunek nie zostanie przedłożony przez pracownika i wynosi on 25% limitu. Oczywiście ryczałt nie obowiązuje, jeśli koszty noclegu pokrywa pracodawca lub strona zagraniczna. Za przejazd środkami komunikacji miejskiej w trakcie delegacji zagranicznej kwota zwrotu wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę. Pracownik może otrzymać również zwrot kosztów za bagaż w przypadku podróży lotniczej, do 30 kg. Jeśli pracownik podróżuje własnym samochodem, to zwrot kosztów dojazdu liczony jest według tzw. kilometrówki. Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów również innych wydatków, oczywiście uzasadnionych i udokumentowanych rachunkami.

Jakie są warunki rozliczania delegacji z pracownikiem?

Każda delegacja musi być rozliczona w terminie 14 dni od jej zakończenia. Kwota zwracana pracownikowi nie jest objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie stanowi przychodu pracownika.

Odpowiednim, zgodnym z przepisami rozliczeniem może zająć się biuro księgowe. Jest to wygodna forma współpracy, która ogranicza koszty własne, gdyż nie trzeba utrzymywać działu księgowego we własnej firmie.